Ponencia

SISTEMA DE INFORMACION PARA EL CONTROL Y SEGUIMIENTO A PROYECTOS EN LA FUNDACION FES

Ubeimar Orrego, John Jairo Ruiz, Gualberto Sotis Angulo, Mireya Rincon Sastoque

Cead Palmira, Ingeniería de Sistemas

ubeimarorrego@gmail.com, johnjr2@hotmail.com, guanber@hotmail.com, mireya.cielo12@gmail.com 

Resumen

La gestión de proyectos en la fundación FES exige el empleo de ciertos indicadores que permitan a los coordinadores y directores de áreas tener un panorama claro y control sobre las metas de los proyectos en ejecución y las instituciones que dirigen. Este artículo presenta los resultados de un proyecto de investigación orientado a crear un sistema de información para el control y seguimiento a proyectos en la fundación, basado en el sistema de gestión de calidad y con el apoyo de herramientas ofimáticas como office 365.

El diseño, desarrollo e implementación del sistema de información para integrar la administración de los proyectos, facilitara el seguimiento, el control y la toma de decisiones en la fundación que tendrá como base el Diseño de una metodología para la implementación de la solución que permita lograr la adopción de manera clara y efectiva por parte de la organización y los usuarios vinculados.

Palabras clave: Proyectos, Controles, Retrasos, Computación en la nube, Servicios, Intranet, Seguridad, Comunicación

1. DESARROLLO DE UN SISTEMA DE INFORMACION PARA EL CONTROL Y SEGUIMIENTO A PROYECTOS EN LA FUNDACION FES

La Fundación FES presenta una deficiencia en el control y el flujo del trabajo de los proyectos en desarrollo, generando atrasos y pérdida de oportunidades por la falta de dichos controles en la información de los proyectos. Canales de comunicación deficientes para enviar y recibir la información. Atrasos de una y dos semanas en Informes financieros y cierre contable, debido a la falta de información actualizada de los gastos ejecutados en los proyectos. No existe un manual de procedimientos que integre las actividades y procesos de las áreas.

Infraestructura de TIC obsoleta. Mal uso de las herramientas y canales de comunicación.

El impacto más probable de la automatización sobre la organización de una empresa es que simplifica, estabiliza y racionaliza la estructura de la misma. Cuando la estructura ya está racionalizada, su analogía con otras estructuras similares será más obvia. Esto quiere decir que las herramientas y facultades de dirección podrán ser aprendidas, vividas e implementas con mayor facilidad, repercutiendo en beneficio de la empresa.

Se pretende hacer un manual de procedimientos de las áreas encargadas de la ejecución de los proyectos, implementar el uso de las nuevas tecnologías de información y comunicaciones como los servicios en la nube que está basado en las tecnologías de cloud-computing, la cual servirá para compartir recursos, documentos e información que apoye el avance de los proyectos, reportes de capacitaciones, solicitud de insumos y cualquier otro documento que generen los profesionales que se encuentran en la etapa de ejecución del proyecto, también para la comunicación entre los profesionales de campo y el personal de oficina. Esta información estará en línea con el control y ejecución presupuestal alimentando la base de datos de contabilidad para la generación de reportes en línea sobre el estado de ejecución de los proyectos, se pretenda usar la herramienta Outlook para el manejo del correo electrónico, el calendario para programar y compartir eventos de los proyectos en ejecución y el servicio de comunicaciones Lync que permitirá tener al personal comunicado por medio de videoconferencia, chat o llamadas a través de los dispositivos móviles o smartphones  que cada uno tenga, además se busca ayudar con los siguientes puntos:

• Diseñar procesos actuales y pasarlos a ambientes empresariales basados en las funcionalidades básicas y avanzadas como por ejm: Flujo de documentos y gestión documental.
• Crear un sitio web o intranet donde se puedan consultar, crear o editar los documentos que tendrán las personas involucradas.
• Definir el modelo de seguridad de los usuarios y roles dentro del repositorio de almacenamiento para tener el control y permisos necesarios.
• Integrar las funcionalidades de acuerdo al uso que tendrá cada usuario para agilizar las labores y aprovechar los dispositivos móviles.
• Desarrollar módulos adicionales si son necesarios bajo el entorno de desarrollo Visual Studio.Net o Asp.Net y el manejo de bases de datos como Sql Server, que se integran perfectamente con los servicio de Office 365.
• Integrar servicios adicionales como project.online, crm dynamics e inteligencia de negocios con Power BI 

La evidencia de la gestión del conocimiento se puede tomar de parte del personal del área de Proyectos, ya que son quienes usarían las herramientas informáticas disponibles, de esta forma según los resultados, se puede mejorar la propuesta y dar solución a posibles problemas en el futuro. Hacer uso de una tecnología que está marcada como tendencia a nivel mundial va a disminuir los costos de adquisición y de operación, teniendo en cuenta que será una solución escalable, confiable y que cumple con las leyes internacionales de protección de datos y privacidad al ser Microsoft el único proveedor a nivel mundial en tener esta Certificación 27018, tampoco se generan traumas en el uso y aplicación de las herramientas ya que es un software muy conocido y estándar en el mercado.

Conclusiones

Con base en los conocimientos adquiridos en el curso de proyecto de grado podemos afirmar que es posible diseñar y aplicar la implementación de nuevas tecnologías de información y servicios en la nube para dar solución a la problemática presentada por la FES. Adicionalmente se puede generar un modelo para ser aplicable a otras empresas con necesidades similares a la fundación.

Referencias

[1]   MÉNDEZ, Carlos. Metodología. Guía para elaborar diseños de investigación en Ciencias Económicas, Contables y Administrativas. McGraw Hill, segunda edición.

[2]   Hernández Sampieri, R; Fernández Collado, C. Y Baptista, P. (2010). Metodología de la investigación. 5ta Edición. México. McGraw-Hill

[3]   Moreno, P. (2007) Módulo Teoría General De Sistemas, Primera Edición, Bogotá. Universidad Nacional Abierta y a Distancia